Si ya sabes cuánto cobra un administrador, falta revisar qué vas a firmar. El contrato de administración pone por escrito los acuerdos que evitan que una relación de años se rompa por un malentendido de mil pesos.
Abajo van las seis áreas que un propietario debería exigir por escrito. Las describimos como las operamos nosotros, pero sirven para revisar el contrato de cualquier administrador.
Este artículo no sustituye a tu abogado. Llévale el borrador antes de firmar.
Comisión y base de cálculo
El porcentaje no alcanza. El contrato tiene que decir sobre qué se calcula: ¿sobre el ingreso por hospedaje antes o después de la comisión de la plataforma? ¿Entra la tarifa de limpieza?
¿Y los cargos extra, como mascotas o huésped adicional? Dos contratos con el mismo porcentaje pueden pagar cantidades distintas según la base.
La nuestra está por escrito: plan Esencial de 12% o plan Integral de 20% sobre el ingreso por hospedaje. Antes de firmar, la propuesta y el contrato desglosan plataforma, limpieza y lavandería, impuestos, mantenimiento, reembolsos y demás gastos.
Si un administrador no puede escribir su base de cálculo en dos renglones, esa ambigüedad le deja margen a él.
Gastos y aprobaciones: quién autoriza qué
Los desacuerdos suelen empezar por los gastos más que por la comisión. El contrato debe dejar fijo lo siguiente:
- Un umbral de aprobación: hasta qué monto el administrador resuelve sin consultarte (un foco fundido no debería esperar tu WhatsApp) y desde cuál necesita tu visto bueno por escrito.
- Qué se hace en una emergencia, como una fuga a medianoche: se actúa primero y se documenta después, con evidencia.
- Que cada gasto tenga comprobante y aparezca en el reporte mensual, sin excepciones.
- Quién paga reposiciones, consumibles y mantenimiento mayor. Lo que se pague "aparte" tiene que quedar definido.
Uso personal del inmueble
El departamento es tuyo y el contrato debe dejarlo claro: cómo bloqueas fechas para uso propio, con cuánta anticipación y si hay algún límite razonable en temporada alta.
Conviene pactar también cómo se entrega y se devuelve el departamento (¿quién paga la limpieza de tu estancia?) y cómo afectan tus bloqueos a las métricas del reporte.
Un operador serio no te pone trabas para usar tu casa. Lo que te pide es aviso con tiempo para no cancelar huéspedes.
Para evitar discusiones, acuerda si tus bloqueos cuentan o no en las comparaciones de desempeño.
Un mes con quince noches bloqueadas por uso personal no es un mes de baja ocupación. El contrato debe impedir que cualquiera de las dos partes lo presente así.
Reportes: la transparencia con calendario
Pide que el contrato obligue a un reporte mensual con un mínimo: ingresos por reserva, noches ocupadas, gastos con comprobantes, comisión calculada y saldo a depositar, con fecha fija de entrega y de pago.
Pide también acceso de lectura al calendario en tiempo real, sin afán de vigilar cada movimiento: la información de tu patrimonio no debería llegarte solo en los resúmenes de quien lo administra.
Antes de firmar con quien sea, pide un reporte real (anonimizado) de otra propiedad. El formato dice más de un operador que su presentación de ventas.
Propiedad de la cuenta, el anuncio y las reseñas
Casi nadie discute esta cláusula y es la que más duele al final: ¿de quién es el anuncio? Si vive en la cuenta del administrador, las reseñas que juntó tu departamento durante años se quedan con él al terminar.
Los dos modelos son válidos, pero tienes que saber cuál firmas. Si la cuenta es tuya y el operador entra como co-anfitrión, el historial es tuyo. Si la cuenta es del operador, al salir empiezas de cero.
El contrato debe decir en qué cuenta vive el anuncio, quién es titular de cada acceso y qué pasa con fotos, textos y datos de huéspedes al terminar.
Cuánto pesan las reseñas en el ingreso lo explicamos en reseñas y rating: cómo se traducen en ingreso.
La salida ordenada se pacta el día uno
Todo contrato termina. Para que termine en orden hace falta un preaviso definido y reglas para las reservas confirmadas después de la fecha de salida.
También hay que fijar la entrega de llaves, accesos y códigos, una liquidación final con corte claro y la devolución del inventario contra la lista firmada al inicio.
Si el contrato no describe la salida, la vas a negociar cuando ya haya tensión, que es el peor momento.
Prueba rápida de seriedad: pide a cualquier administrador (nosotros incluidos) que te explique su cláusula de salida antes de hablar de proyecciones.
Un operador que confía en su servicio no necesita amarrarte con el contrato. Si uno lo intenta, ya sabes cómo trabaja.
